U heeft er alles aan gedaan om snel een bepaald product te leveren. Toch mislukt de zending. Het transport voldeed niet aan de regels voor het transport van gevaarlijke stoffen. Uw reputatie loopt een deuk op. U moet extra kosten maken. En u loopt ook nog eens de kans om een boete te krijgen. En dat terwijl u nét een oplossing geïmplementeerd hebt die dat probleem op zou moeten lossen. Sander van der Veen, expert op het gebied van het transport van gevaarlijke goederen, weet wat er aan de hand is.
De internationale regelgeving voor gevaarlijke stoffen en goederen is continu in beweging. Transport van gevaarlijke goederen, restricties in gebruik, productnotificatie, afval, opslag; het valt niet mee bij te blijven en in te schatten welke impact bepaalde regelgeving op een bedrijfsproces heeft. Zeker als deze regelgeving niet je primaire focus heeft, maar je er als bedrijf wel aan moet voldoen.
Impact op alle gerelateerde business processen
Al jaren kom ik bij klanten over de vloer die aan regelgeving voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu moeten voldoen en een verbeterslag willen maken of zich voorbereiden op nieuwe regelgeving. Met regelmaat zie ik dat in eerste instantie voor een quick-fix standalone oplossing gekozen is, die in een acute behoefte voorziet. Denk bijvoorbeeld aan een applicatie voor het maken van transportdocumenten voor vervoer van gevaarlijke goederen. Waar niet iedereen bij stilstaat, is de integratie van zo’n nieuwe oplossing in het bestaande applicatielandschap en de impact op alle gerelateerde business processen. Dit kan leiden tot (verborgen) kosten door inefficiëntie, inconsistentie, non-compliancy en mogelijk boetes.
Neem bijvoorbeeld het maken van vervoersdocumenten voor transport van gevaarlijke goederen. Hiervoor zijn onder meer gegevens over de verzender, de ontvanger en de hoeveelheden nodig. Die informatie is afkomstig uit het logistieke proces. Ook belangrijk is de corresponderende gevaarlijke goedereninformatie, zoals de UN-nummers en de juiste vervoersnamen (Proper Shipping Names).
Het totaalbeeld ontbreekt
Wanneer gebruikers van de systemen een verbetervoorstel indienen voor het maken van een vervoersdocument, kijken ze veelal naar een beperkt deel van de oplossing. Ze missen het totaalbeeld. Dat zorgt voor uitdagingen want de quick-fix oplossingen moeten nagenoeg altijd worden gevoed met een combinatie van informatie uit andere systemen. Hoe komt de relevante informatie in het standalone systeem? Waar wordt deze informatie opgeslagen en gebruikt? En hoe zorgen we dat de informatie in het applicatielandschap betrouwbaar en consistent blijft?
Bij het vervoer van gevaarlijke goederen komt nog meer kijken dan alleen het transportdocument. Het proces begint al veel eerder in de supply chain. Is het product ingedeeld als gevaarlijk onder de geldende regelgeving? Is het product op de correcte manier verpakt? En is vervoer van de hoeveelheid gevaarlijke goederen per verpakking wel toegestaan met de gevraagde modaliteit? Welke gevaarsetiketten moeten op de verpakking aanwezig zijn? Welke vervoerder komt in aanmerking voor het uitvoeren van het transport? Hoe beïnvloeden keuzes de levertijd en de kosten?
Sorry, het wordt toch wat later…
Al deze vragen zijn bepalend zijn voor het maken van de juiste keuzes. De informatie is onmisbaar voor de vloeiende afhandeling van het proces. Deze vragen kunnen echter alleen maar beantwoord worden door het combineren van de beschikbare informatie. Dat is knap lastig als die informatie in verschillende systemen zit en niet alle benodigde specialistische kennis bij de medewerkers voorhanden is. Wanneer bepaalde informatie niet op het juiste moment gebruikt en correct toegepast wordt, kan dit leiden tot aanzienlijke vertraging of non-compliancy.
Denk bijvoorbeeld aan een klant die een product bestelt, dat met spoed geleverd moet worden. Normaliter wordt het product over de weg naar deze klant vervoerd. Daar is nu geen tijd voor. Het product in laten vliegen is de enige manier om op tijd te leveren. De regels voor het vervoer van gevaarlijke goederen door de lucht zijn echter niet dezelfde als vervoer over de weg. De toegestane hoeveelheid per verpakking is doorgaans kleiner, denk maar aan de regels voor vloeistof in je handbagage of lithium batterijen. Voor luchttransporten gelden bovendien andere etiketteringsvoorschriften. Het zou toch jammer zijn als aan de klant beloofd is dat ze de goederen morgenochtend kunnen verwachten en de zending wegens non-compliancy geweigerd wordt voor transport.
In dit voorbeeld had levering van hetzelfde product in kleinere verpakkingshoeveelheden mogelijk uitkomst kunnen bieden. Als dit al bij order entry bekend is, was er niets aan de hand geweest.
Welke voordelen kunt u behalen?
Voor het vervoer van gevaarlijke goederen zijn een heleboel factoren bepalend. Het essentieel dat deze informatie op het juiste moment gecombineerd wordt. Om onaangename verrassingen zoals vertragingen en boetes te voorkomen en uw leverbetrouwbaarheid te verbeteren. Om die reden zouden al deze factoren zo vroeg mogelijk meegenomen moeten worden in het ontwerp van uw business processen en applicatielandschap.
Wilt u weten welke voordelen er door optimalisatie voor u te behalen zijn? Neem dan contact met ons op om te kijken hoe u kunt profiteren van slimme integratie van SAP EHS in uw SAP landschap.
