White Fields, producent en deels verpakker van witte en bruine champignons, heeft de afgelopen jaren een grote groei doorgemaakt. Hierdoor voldoet de huidige werkwijze niet meer. Om de geplande groei te ondersteunen hebben zij gekozen voor S/4HANA Cloud, public edition. Bekijk in deze video hun verhaal over deze keuze.
In slechts drie maanden implementeren we de nieuwe S/4HANA-software binnen de organisatie. Hoe we dit doen? Hiervoor nemen we je graag mee in onze projectaanpak. In oktober zijn we begonnen met het inrichten van de systemen, vanaf november gaan we de gebruikers opleiden, om in december het systeem gereed te hebben voor productie. De livegang staat gepland op 1 januari 2024. Ambitieus, maar volgens ons haalbaar.
In deze blog neemt projectleider Jan Tielemans je mee in de maand november.
November – opleiden van de gebruikers
De maand november markeerde een essentiële fase in de implementatie van S/4HANA Public Cloud bij White Fields: de opleiding van de werknemers die S/4HANA gaan gebruiken.
In oktober zijn de systemen van de basisprocessen ingericht en konden de gebruikers praktische ervaring op doen in het beheren van stamgegevens in S/4HANA. “Bij grote projecten bieden we de gebruikers van het nieuwe systeem altijd een trainingstraject aan. Dit voelt voor hen vaak als een ‘moetje’, terwijl het één van de belangrijkste aspecten van het traject is”, vertelt Jan Tielemans.
“De White Fields organisatie heeft besloten een klein deel van de processen al vanaf november in de productieomgeving op te starten. Dit gaf de mogelijkheid een deel van de training werkelijk ‘on the job’ uit te voeren. Dit zorgt ervoor dat het getrainde voor gebruikers ook direct heel herkenbaar is. En wij ontvangen direct feedback over wat praktisch beter kan werken in het nieuwe systeem”, vervolgt Jan zijn verhaal. “Voor de gebruikers is het een voordeel om te werken vanuit de praktijk, want daardoor komt het werk niet stil te liggen.”
Doordat we snel willen implementeren was de maand november, naast het opleiden van de gebruikers, in zijn geheel een uitdaging, legt Jan uit: “Omdat we het productieproces en de daarbij behorende administratieve taken niet wilden stilleggen, liepen we tegen problemen aan waar we aanvankelijk niet aan hadden gedacht. Zo bleek het omslachtiger om de bestaande rekenschema’s die White Fields gebruikt, te vertalen naar het rekeningschema in S/4HANA. Een factuur bestaat uit verschillende componenten. Deze componenten worden allemaal aangegeven met een nummer, zoals bijvoorbeeld de grondstofkosten. White Fields werkt voor de facturatie met een extern boekhoudingskantoor. Ook zij speelden dus een rol in het omzetten hiervan. Dat zorgde voor een extra communicatiekanaal waar we vooraf geen rekening mee hebben gehouden. Bij elkaar kostte dit dus meer tijd dan we verwacht hadden.”
Hoe de komende maand eruit ziet? “In december ligt de focus op het finetunen van de productieomgeving. De ervaring die tot nu toe is opgedaan, wordt gebruikt om stamgegevens aan de voorkant beschikbaar te maken. Praktische aspecten zoals het definiëren van artikelen wordt geoptimaliseerd op basis van de kennis en ervaringen van de gebruikers. Ook zal in december een bredere kennisoverdracht aan de gebruikers plaatsvinden. En zullen we de toepassingen op mobiele apparaten implementeren om registratie op de werkvloer te vereenvoudigen.”
Al deze inspanningen zijn gericht op het bereiken van een soepele volledige live gang van S/4HANA Public Cloud op 1 januari 2024. Begin januari praten we je bij over het verloop van de implementatie in december en of we 1 januari gehaald hebben!
Net als White Fields de geplande groei ondersteunen?
Je zoekt manieren om risico’s te beperken en veranderingen sneller te kunnen omarmen. Je wil vooruitkijken en je realiseert je dat je doelstellingen op een andere manier zult moeten realiseren. Dat digitaliseren een must is. Met SAP S/4HANA Cloud, public edition, heb je alles in huis om jouw productiebedrijf klaar te stomen voor de toekomst en is de ‘sky the limit’. Durf jij het aan om een hoogvlieger te zijn?
Benieuwd of het systeem in 3 maanden live staat? Lees hier hoe de laatste fase verliep: het systeem in gebruik. Of wil je weten hoe het begon? Dat kan hier: lees hier hoe de eerste fase verliep.
