De Prepare en Explore fasen zitten erop. De neuzen staan dezelfde kant op. Zowel het projectteam van De Kuyper als het projectteam van Quinso weet wat er van elkaar verwacht wordt en wat de scope van het project is. Tijd voor de volgende stap: de realisatiefase. De processen die tijdens de eerste fasen in kaart zijn gebracht, worden nu gekoppeld aan de best practices in SAP S/4HANA. Het systeem wordt ingericht. Dick Verburg vertelt over het succes en de uitdagingen tijdens de realisatiefase.
10 weken, 5 sprints
In de Explore fase brachten we in kaart welke standaardprocessen het beste aansluiten op de bedrijfsprocessen van De Kuyper. Nu is het tijd om het systeem in te richten. De realisatiefase van S/4HANA Cloud leent zich perfect voor een agile aanpak – 5 sprints verdeeld over 10 weken waarin we het systeem inrichten en voorbereiden op de live-gang. Tijdens die sprints hielpen we de key-users om per proces nauwkeurig te bepalen hoe het systeem hun werk ondersteunt. Voor de herkenbaarheid gebruikten we zoveel mogelijk echte data, zoals artikelen, ingrediënten en leveranciers. Na elke sprint gaven de key-users het projectteam van Quinso een demo. Zo zagen we niet alleen of het systeem goed werkte, maar ook of de gebruikers het op de juiste manier gebruikten. Na 10 weken hadden we alle best practices geactiveerd die we tijdens de Explore fase bepaald hadden en hadden de gebruikers de grenzen opgezocht van wat mogelijk is binnen het systeem.
Aansluiten van derde partijen
Natuurlijk loopt tijdens de realisatiefase niet alles perfect. De key-users kunnen zich nooit 100% van hun tijd bezighouden met het inrichten van het nieuwe systeem. Het ‘gewone’ werk mag er niet onder lijden. Het was dus van belang om iedereen bij de les te houden. Dankzij de agile aanpak ging dit gelukkig goed.
We werken niet alleen aan de interne processen. Ook externe partijen, zoals leveranciers of logistiek dienstverleners, nemen we mee in het proces. De uitdaging hierin is dat als we een levering of verzending willen doen, zij op het moment dat we het systeem aan het inrichten zijn, ook klaar moeten zijn. Dit kan voor flink wat vertraging zorgen. Een manier om dit vooraf te tackelen is om ook die derde partijen al vroeg in het project mee te nemen.
Voorbereiding op Go-Live
We zijn nu klaar voor het testen, aanpassen en finaliseren van het systeem om ervoor te zorgen dat alle processen naar behoren werken en dat de organisatie klaar is voor de overstap. We beginnen aan de zogeheten SIT-fase, de System Integration Tests. De eerste twee weken gaat het team van Quinso het volledige systeem doorlopen. Ieder proces wordt onder de loep genomen. En we voeren ook een end-to-end test van een verkoopproces uit. Van magazijn, naar klant tot uiteindelijke facturatie. Daarna doorlopen we dit proces nogmaals, maar dan met het projectteam van De Kuyper erbij. Zij kijken over onze schouder mee, zodat ze zien hoe het proces werkt, welke issues er kunnen voorkomen en hoe je deze direct oplost. Dit is een goede voorbereiding op de uiteindelijke UAT-test, de User Acceptance Test, die in september plaatsvindt. De regie hiervan ligt volledig bij De Kuyper en wij ondersteunen waar nodig. Als er vragen van key-users zijn, of issues die opgelost moeten worden dan helpen wij op afstand.
Key-user certificering en zomerborrel
Om de realisatiefase af te sluiten hebben we met De Kuyper een zomerborrel. Tijdens deze gelegenheid reiken we ook de key-user certificaten uit aan de personen die het examen hebben gehaald. Het key-user examen vindt plaats aan het einde van de realisatiefase en is in het leven geroepen om de key-users aan te sporen serieus in het systeem te duiken. Het examen bestaat uit 12 vragen, waarvan 8 multiple-choice, 2 open vragen en 2 opdrachten om in het systeem uit te voeren. We hebben dit examen afgenomen terwijl wij bezig waren met de SIT-test, en voor de key-users is dit het begin om zelfstandig aan de slag te gaan in de volgende fase.
In de volgende blog vertelt Dick meer over het verloop van de testfase. Benieuwd hoe de vorige fase is verlopen? Dat lees je in het blog ‘Een nieuwe standaard: De Kuyper’s transitie naar S/4HANA Cloud’.
