Het standaardiseren van processen is een ingrijpende stap voor elke organisatie. Vooral voor medewerkers die gewend zijn aan bestaande processen leidt verandering vaak tot weerstand. Om deze verandering effectief te begeleiden, is het cruciaal dat de visie en strategie door alle lagen van de organisatie omarmd en uitgedragen worden. Het betekent dat iedereen, van het management tot de werkvloer, moet begrijpen wat de overgang naar standaardprocessen inhoudt.
Maar hoe pak je dit nu aan? Dick Verburg, projectleider bij Quinso, neemt je in een reeks blogs mee door alle fasen van de SAP S/4HANA Public Cloud implementatie bij Koninklijke De Kuyper. In dit eerste blog staan de eerste fasen, Prepare en Explore, centraal. Deze fasen laten het belang van voorbereiding en teamwork zien, zodat de weerstand op de verandering afneemt.
Prepare Fase: de fundering voor verandering
De start van elk succesvol implementatieproject is een grondige voorbereiding. Voor Koninklijke De Kuyper begon dit met een interne kick-off meeting, waarbij 20 key-users en leden van het managementteam betrokken zijn. De bijeenkomst is gericht op het stellen van verwachtingen:
- Wat kunnen jullie van ons verwachten?
- Wat verwachten we van jullie?
Daarnaast gaven we hen vanuit Quinso huiswerk mee: stel een Business Process Master List op. Hierin identificeer je welke bedrijfsprocessen momenteel binnen je organisatie actief zijn.
Parallel hieraan hielden we bij Quinso een interne kick-off om het projectteam samen te brengen en de projectscope te bespreken. Het Quinso-team kreeg het huiswerk om te bepalen welke best practices uit S/4HANA Public Cloud aansluiten op de bestaande bedrijfsprocessen van De Kuyper. Daarnaast bereiden zij het nieuwe systeem voor met klant- en artikelgegevens van De Kuyper.
Vervolgens vond de gezamenlijke kick-off in het Sparta stadion plaats, waar beide teams elkaar persoonlijk ontmoetten. Een bijzonder moment dat cruciaal was voor de teambuilding en samenwerking. Met de workshop ‘Kraak de Koffer’, waarin we in verschillende teams zo snel mogelijk de code van de koffer moesten vinden, ondervonden we hoe belangrijk samenwerking is. Daarna gooiden we alle schroom van ons af tijden de HAKA workshop. We maakten kennis met de grondbeginselen van de authentieke vorm van de bekendste HAKA de Ka Mate, oftewel de oeroude ceremoniële Nieuw-Zeelandse HAKA dans. Dankzij deze workshops ontstond het fundament van een hechte groep die de komende maanden aan hetzelfde doel gaat werken.
Explore Fase: analyse en aanpassing van bestaande processen
In februari ging de Explore Fase voor het implementatieproject van start. Tijdens deze fase staan diverse workshops centraal, gericht op het grondig onderzoeken van de bestaande bedrijfsprocessen. Het doel is om te identificeren waar de huidige processen en de standaard best practices die S/4HANA biedt op elkaar aansluiten. We brengen de risico’s tijdens de implementatie helder in kaart en definiëren de veranderingen die noodzakelijk zijn voor een succesvolle transitie.
Een belangrijk onderdeel van deze fase is de Change Management Impact Analyse. Deze analyse helpt ons om de impact van de veranderingen op verschillende afdelingen en rollen binnen de organisatie te begrijpen en inzichtelijk te maken. Op basis van deze inzichten stellen we samen met de klant een gedetailleerd overzicht op van de noodzakelijke aanpassingen per stap in het project. Dit overzicht is essentieel om tastbare en duidelijke stappen te definiëren om de best practices effectief te integreren.
Aan het eind van deze fase presenteren wij én de klant aan het projectmanagementteam een report out over de Explore Fase. Welke best practices sluiten aan, waar vallen gaten, wat zijn de 5 grootste risico’s en hoe loopt de samenwerking? Dit zorgt ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan, voordat we naar de implementatie gaan. De scope is daardoor duidelijk én haalbaar voor beide projectteams.
Next steps: implementeren, testen en ondersteunen
Na de intensieve voorbereiding en diepgaande verkenning in de voorgaande fasen, staat De Kuyper nu aan de vooravond van verdere stappen in hun transitie naar SAP S/4HANA Public Cloud. Tijdens de komende fasen richten we ons op de daadwerkelijke implementatie van de best practices en stemmen we het systeem verder af op de unieke behoeften van De Kuyper.
Dit zijn de volgende stappen:
- Realisatie: in deze fase voeren we de geplande aanpassingen door. Dit omvat zowel de technische setup als de gebruikerstrainingen. De focus ligt op het soepel overdragen van kennis en vaardigheden van Quinso aan de key users binnen De Kuyper.
- Voorbereiding op Go-Live: het testen, aanpassen en finaliseren van het systeem om ervoor te zorgen dat alle processen naar behoren werken en dat de organisatie klaar is voor de overstap.
- Go-Live en support: de overgang naar het nieuwe systeem, gevolgd door continue ondersteuning om eventuele uitdagingen na de implementatie aan te pakken.
Elke stap is ontworpen om ervoor te zorgen dat De Kuyper niet alleen nieuwe technologieën implementeert, maar deze ook integreert in hun dagelijkse werkzaamheden. Dit leidt uiteindelijk tot verbeterde efficiëntie en betere besluitvorming over alle bedrijfsprocessen.
Samen bepalen we de ideale vliegroute
Om je organisatie met SAP S/4HANA Public Cloud te laten vliegen, is het belangrijk om goed na te denken over de implementatieroute. Welke resultaten verwacht je te realiseren met de implementatie? Welke processen binnen je organisatie sluiten aan op de meer dan 800 best practices die S/4HANA biedt? Welke uitzonderingen wil je hierop maken?
Samen met jou en een aantal medewerkers zoeken we tijdens ons Digital Discovery Assessment naar de antwoorden. Zodat je een weloverwogen keuze kunt maken. Wil je net als De Kuyper een soepele transitie naar S/4HANA, maar weet je niet waar je moet beginnen? Vraag een Digital Discovery Assessment aan! In de volgende blogs neemt Dick je mee in de vervolgfasen die komen kijken bij de implementatie van S/4HANA Cloud.
