Hoe vernieuw je de fundering van een huis, zonder dat je alle goed functionerende aanbouwen afbreekt? Dat is de uitdaging bij de S/4HANA-implementatie bij Moonen Packaging. Een nieuw ERP-systeem implementeren is hoe dan ook een uitdagende onderneming. Voor veel organisaties is het een proces dat gepaard gaat met onzekerheid en de nodige veranderingen in de dagelijkse bedrijfsvoering. Tel daar 50 integraties van verschillende systemen bovenop en je begrijpt de complexiteit van de implementatie. De vraag die veel bedrijven bezighoudt: hoe kunnen we snel en efficiënt een nieuw ERP- systeem, zoals SAP S/4HANA Cloud, implementeren terwijl we zorgen voor acceptatie bij onze eindgebruikers en behoud van de bedrijfsvoering?
Om deze vraag te beantwoorden, spraken we met Robert Hoogendoorn, Solution Architect vanuit Quinso bij de S/4HANA-implementatie bij Moonen Packaging. Robert deelt zijn inzichten en ervaringen over de vernieuwing bij Moonen. Hij vertelt hoe zij hun verouderde systeem vervangen, zodat hun bedrijfsvoering professionaliseert en toekomstbestendig wordt. En hoe ze tegelijkertijd de gebruikers actief betrekken in het proces. Dit eerste blog, over de Explore en Prepare fasen van het project, is onderdeel van een drieluik. Hierin vertellen we over de uitdagingen en aanpak bij de start van het project. En hoe we met verschillende workshops de gebruikers meenemen in de implementatie.
Een complex IT-landschap
Moonen Packaging is een toonaangevende verpakkingsgroothandel met meer dan 65 jaar ervaring. Vanuit passie en ambitie is het uitgegroeid tot een innovatieve verpakkingsspecialist met drie zusterondernemingen. Hun bestaande ERP-systeem is verouderd en niet langer toereikend om hun groeiende en steeds bredere bedrijfsvoering te ondersteunen. De noodzaak om te professionaliseren en toekomstbestendig te worden, is duidelijk. Moonen kiest voor SAP S/4HANA Cloud vanwege de best practices en de mogelijkheid om snel in te spelen op veranderingen in de markt.
Dat het een complex project is, is vanaf het begin duidelijk. Het IT-landschap van Moonen omvat een groot aantal integraties met verschillende systemen. Het maakt het project niet alleen uitdagend, het vraagt ook om een zeer nauwkeurige en doordachte aanpak.
Robert vertelt: ‘Je kan de implementatie bij Moonen vergelijken met het vervangen van een fundering van een bestaand huis. Gedurende de afgelopen 65 jaar heeft Moonen Packaging ongeveer 50 integraties met verschillende systemen ‘aangebouwd’. Deze systemen werken allemaal nog perfect. En je wil ze met het vernieuwen van de fundering, S/4HANA Cloud als nieuw ERP-systeem, niet afbreken. Dankzij het gebruik van de best practices in S/4HANA in combinatie met de Quinso Activate-methodiek hebben we een solide basis gebouwd voor een snelle en efficiënte implementatie. Normaal gesproken duurt het jaren om zoveel verschillende integraties sluitend te maken op het systeem, nu realiseren we dit in minder dan een jaar.’ Dat dit in minder dan een jaar lukt, is te danken aan de best practices die SAP S/4HANA biedt. Ongeveer 90% van de bestaande processen van Moonen worden ondersteunt in het nieuwe systeem.
Daarnaast legt Robert uit hoe belangrijk het is om de complexiteit van het IT-landschap scherp in beeld te hebben. ‘Hoe meer verschillende systemen je hebt, hoe meer tijd het kost om alles soepel te laten samenwerken. Zorg ervoor dat je vanaf het begin weet hoe de systemen gaan integreren,’ adviseert hij.
Changemanagement: de sleutel tot acceptatie en succes
Een van de grootste uitdagingen bij de implementatie van een nieuw ERP-systeem is het waarborgen van de acceptatie door de eindgebruikers. Moonen staat voor de taak om niet alleen een technisch succesvol project te realiseren, maar ook om ervoor te zorgen dat hun medewerkers het nieuwe systeem volledig omarmen. Dit doen we doen we met duidelijke ‘Report-out-workshops’. Tijdens deze workshops presenteert ieder team het proces dat zij hebben doorlopen om een deel van het systeem in te richten en vieren we samen de positieve resultaten van de verbetering.
Robert: ‘Bij Quinso betrekken we alle stakeholders vanaf het begin. Tijdens wekelijkse sessies presenteren we het nieuwe proces stap voor stap aan de medewerkers. Dit stelt hen in staat om snel vertrouwd te raken met het nieuwe systeem en om vragen en zorgen direct te adresseren. Door de gebruikers vroegtijdig toegang te geven tot het systeem en hen actief te begeleiden, bevorderen we de acceptatie aanzienlijk.’
Ook het vooraf in kaart brengen van de impact op de organisatie is ontzettend belangrijk: ‘We identificeren de impact van de nieuwe processen op de bestaande werkwijzen en werken nauw samen met het management om oplossingen te vinden,’ zegt Robert. ‘Dit betekent dat rollen en verantwoordelijkheden duidelijk worden gedefinieerd en dat medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht in het nieuwe systeem.’
Een samenwerking die loont
Het vervangen van de fundering in een complex IT-landschap met veel integraties lukt alleen als je tijdens de Explore en Prepare fase blijft communiceren. Robert benadrukt het belang van samenwerking en betrokkenheid: ‘Het is essentieel om niet alleen te focussen op de technische aspecten, maar ook om de mensen mee te nemen in het proces. Alleen dan kun je echt spreken van een succesvolle implementatie.’
In het volgende blog gaan we dieper in op de realisatie en testfase van de S/4HANA-implementatie bij Moonen. Blijf ons volgen om meer te leren over de uitdagingen en oplossingen in deze cruciale fase van het project. Wil je ontdekken hoe je ook jouw organisatie weer kan laten vliegen? Ontdek het hier:
