Wanneer een klant een spoedorder doorgeeft, kan het zijn dat de paniek toeslaat op de afdeling planning omdat het hele productieplan in elkaar stort. Klanttevredenheid, gaat ten koste van een gestroomlijnde productie en de nachtrust van de planner. Annemarie de Jong legt uit hoe S/4HANA Advanced Planning daar verandering in brengt én zorgt dat het werk van planners interessanter en strategischer wordt.
Plannen kun je 24 uur per dag doen; je bent nooit klaar. Dat is de tragiek van het plannersbestaan. Situaties kunnen altijd wijzigen. Voor je het weet groeit het plannen uit tot een fulltime bezigheid.
Een specifieke situatie uit mijn periode als productieplanner is me altijd bijgebleven. Ik had een mooi productieplan gemaakt. Alle orders waren toegewezen aan ‘slots’ op de machines. Samen met de werkvoorbereiders constateerde ik dat alle benodigde grondstoffen en halffabricaten aanwezig waren. We stonden op het punt om het plan voor de komende week te finaliseren. Precies op dat moment kwam de directeur naar me toe. Hij kwam net terug van een heerlijke middag op de golfbaan met een klant. Mijn directeur droeg me met klem op om een grote spoedorder in te plannen. Hij wilde de order op het eerst beschikbare slot hebben. Want dat had hij tijdens het golfen toegezegd.
Onrust veroorzakende knelpunten
Natuurlijk dreigde er vervolgens van alles fout te gaan en moesten we in de consternatie met veel kunst- en vliegwerk zorgen dat de directeur, de klant met de spoedorder en de klanten wiens orders vertraagd zouden worden tevreden bleven.
Hier ging natuurlijk veel fout. In de eerste plaats vond er geen overleg plaats. Daarnaast was plannen en schedulen een ambacht. Het was precies handwerk. Een interventie zoals die van mijn directeur zorgde direct voor onrust en haalde de hele planning overhoop. Vervolgens was er geen duidelijk inzicht meer. Uiteindelijk werd de situatie wel weer rechtgetrokken en lag er een bruikbaar plan. Maar het was geen fijne start van het weekend.
De lijst met uitdagingen waar planners mee te maken krijgen is natuurlijk veel langer. Onrust veroorzakende knelpunten die ik als consultant vaak tegenkom zijn bijvoorbeeld tijdigheid, oplopende voorraadkosten, planningen die niet realistisch blijken, planningen die afhankelijk zijn van ‘planners knowledge’, spoedorders, omstellingen en wachttijden.
IT-ontwikkelingen bieden uitkomst
IT is integraal deel uit gaan maken van het logistieke handwerk. Voorheen waren systemen echter niet toegerust op realtime scheduling en planningsvraagstukken. Met de komst van snellere processoren en in-memory databases kunnen solvers veel van het oude ambacht overnemen. Ik ben dan ook heel blij met de beslissing die SAP genomen heeft om PP/DS als Advanced Planning in S/4HANA op te nemen. Het was altijd al prettig om een scheduling tool te gebruiken als aanvulling op de klassieke productieplanning in MRP. Nu deze tool integraal onderdeel uitmaakt van S/4HANA worden er écht nieuwe dingen mogelijk waardoor zowel efficiënt produceren als maximale klanttevredenheid binnen handbereik komen.
‘Klassieke’ MRP heeft niet altijd een antwoord op complexere plannings en scheduling vraagstukken. S/4HANA Advanced Planning vult dat aan door middel van verschillende planningsmethoden en scheduling opties. Omdat Advanced Planning nu in hetzelfde systeem zit als de ECC-functie, is de integratie nu veel eenvoudiger geregeld. Advanced Planning heeft direct toegang tot alle relevante data in SAP. Daardoor kunnen, eventueel, in één planningsrun de klassieke MRP én Advanced-heuristieken aangeroepen worden. De (geplande) verkoopdata, voorraadgegevens en machinecapaciteit worden gecombineerd tot een realistisch operationeel plan. Je benadert de operationele planning op een integrale manier, met optimale afstemming tussen logistiek, bedrijfsbureau en customer service. Een grafisch planbord laat letterlijk zien welke dominosteentjes de komende dagen allemaal omvallen op het moment dat je die ene spoedorder op het eerst beschikbare slot inplant. De consequenties van elke beslissing worden daardoor direct inzichtelijk.
Advanced Planning kan ook op weerstand stuiten. Het plannen waarbij met allerlei factoren rekening gehouden wordt, wordt door planners soms nog als een unieke specialiteit gezien. Het gegeven dat een systeem dat kan overnemen, wordt nog wel eens met achterdocht ontvangen en kan planners het gevoel geven dat zij iets van hun autonomie moeten inleveren.
Ik ben het daar niet mee eens. Er blijft veel meer tijd over voor het meedenken over verdere optimalisaties. Daardoor wordt het werk van de planner veel interessanter en strategischer.
Advanced Planning bij Fujifilm
Een mooi voorbeeld waarin Advanced Planning in de praktijk gebruikt wordt is Fujifilm in Tilburg. De Tilburgse locatie is een belangrijke Europese productiebasis voor de productie van fotopapier en offsetplaten. Fujifilm combineert MRP met Advanced Planning. MRP maakt een grove planning op basis van demand requirements. Vervolgens zorgen de planners met Advanced Planning voor een efficiënte detailplanning. Hiervoor gebruiken ze een combinatie van blokplanning en multilevel forward scheduling. De verschillende stappen van het totale productieproces sluiten daardoor naadloos op elkaar aan waardoor alle componenten tijdig beschikbaar zijn.
Ik ben nauw betrokken bij dat project. Het verschil met Fujifilm en de ervaring waar dit blog mee begon, is enorm. Interventies in de planning zijn van alle tijden. We draaien immers met (voorspelde) vraag die soms grillig kan zijn en we verkopen liever nooit ‘Nee’. Maar met de Advanced Planning krijg je als planner de mogelijkheden om het gesprek aan te gaan met je opdrachtgever en andere stakeholders in de organisatie.
Controle, inzicht en vertrouwen
Je kunt real-time what-if scenario’s afspelen en de consequenties van bepaalde interventies direct inzichtelijk maken. Doordat het plan tot op de minuut vertaald is naar de werkvloer is er duidelijk zicht op tijdigheid. Hierdoor kan de klant snel en accuraat geïnformeerd worden. Ook vertragingen zijn direct inzichtelijk. Mijn toenmalige directeur had vanaf de golfbaan met een enkel telefoontje kunnen verifiëren of hij de spoedorder toe kon zeggen. Hij had vervolgens een realistische levertijd af kunnen geven zonder dat het proces ontregeld zou raken.
Het resultaat is volledige controle, inzicht en vooral vertrouwen in het productieplan. Je zorgt bovendien voor optimale resource utilization. Het systeem zorgt razendsnel voor overzichtelijke rapportages met een uitsplitsing naar omsteltijden en productietijd. Een andere prettige bijkomstigheid zijn planners met rust in hun hoofd die niet langer brandjes aan het blussen zijn, maar moeiteloos voor superstrakke planningen zorgen en winst behalen in het on time in full (OTIF) principe, zodat de afnemers nog beter bediend kunnen worden. De kennis van alle vallende dominosteentjes, zit grotendeels in het systeem. Ziekte of een lange vakantie vormen daardoor geen bedreiging meer voor de continuïteit van de productie.
Wilt u meer weten over slim en integraal plannen met S/4HANA Advanced Planning? Bent u op zoek naar grip, controle en vertrouwen waar het om uw productieplanning gaat? Neem dan gerust contact met me op.
