Na een intensieve voorbereiding en het succesvol voltooien van de realisatiefase, staat De
Kuyper’s overstap naar SAP S/4HANA Cloud op het punt om de volgende fase af te
ronden: de testfase. Dit is het moment waarop we ontdekken of alles werkt zoals
we gepland en gerealiseerd hebben tijdens de eerdere fases. Tijdens de
testperiode wordt de stabiliteit en functionaliteit van het nieuwe ERP-systeem
in de praktijk getest.
Bij De Kuyper bestaat de testfase uit twee belangrijke onderdelen: de System Integration Test (SIT) en de User Acceptance Test (UAT). Samen vormen deze tests de fundering voor een succesvolle livegang op 4 november. Dick Verburg vertelt over het succes en de uitdagingen tijdens deze fase.
System Integration Test (SIT): alles op zijn plaats
Tijdens de SIT hebben we bij Quinso de touwtjes in handen. We controleren of de verschillende processen en systemen binnen De Kuyper samenwerken in SAP S/4HANA Cloud. Dit gaat verder dan alleen het checken van individuele stappen. We willen zeker weten dat de end-to-end processen soepel verlopen, van inkoop tot productie en van voorraadbeheer tot verkoop.
In totaal doorliepen we meer dan 80 bedrijfsprocessen. Tijdens deze grondige evaluatie kwamen we enkele aandachtspunten tegen, zoals het aanpassen van gebruikersinstellingen of het aanvullen van ontbrekende gegevens. Dit soort punten zijn normaal in een testperiode en waren snel op te lossen.
Het grootste succes tijdens deze fase was het testen van de interfaces, verbindingen, tussen de systemen. Deze interfaces zorgen ervoor dat de verschillende platforms die De Kuyper gebruikt, probleemloos met elkaar communiceren. Vaak zie je dat gedurende een project het bouwen en testen van de oude interfaces in de planning naar achteren wordt geschoven, met de gedachte: ‘dat testen we later nog wel’. Maar tijdens dit project hebben we er echt bovenop gezeten. Hierdoor hebben we geen achterstallig onderhoud meer nodig, en zijn alle processen, vanuit de verschillende systemen waar De Kuyper mee werkt, gestroomlijnd.
User Acceptance Test (UAT): het systeem in actie
Na de SIT ligt de bal bij De Kuyper zelf. Tijdens de User Acceptance Test (UAT) is het de taak van de key-users om het systeem uit te proberen en te bevestigen dat het volledig aansluit op hun dagelijkse werkprocessen. Dit moment is cruciaal omdat de gebruikers zelf beoordelen of het systeem voldoet aan de verwachtingen en of ze er zonder problemen mee kunnen werken.
Een van de grootste uitdagingen in deze fase is het nauwkeurig beheren van de masterdata. Zoals vaker gebeurt, bleek het een complex proces om alle gegevens volledig correct in het systeem te krijgen. Gelukkig heeft het projectteam van De Kuyper alles op alles gezet om dit voor elkaar te krijgen, met ondersteuning van een consultant van Quinso om het proces te versnellen.
Het belangrijkste doel van de UAT is om vertrouwen op te bouwen bij de gebruikers. Door met eigen ogen te zien hoe het systeem werkt, is het vertrouwen in de overgang naar SAP S/4HANA Cloud een stuk groter. De UAT is op het moment van schrijven nog niet afgerond. Toch merken we nu al dat de vragen vanuit De Kuyper, over het werken in S/4HANA, aan het afnemen zijn.
De weg naar de livegang: laatste voorbereidingen
Nu de User Acceptance Test bijna is afgerond, bereiden we ons voor op de laatste fase: de livegang. Voordat het systeem daadwerkelijk operationeel wordt, volgt er nog een belangrijke stap: de end-user training. Tijdens deze training zorgen we ervoor dat alle medewerkers van De Kuyper, van het management tot de werkvloer, volledig begrijpen hoe ze optimaal gebruik kunnen maken van het nieuwe systeem.
Daarnaast bereiden we de cut-over voor: het moment waarop de oude systemen worden uitgeschakeld en alle data wordt gemigreerd naar SAP S/4HANA Cloud. Dit omvat ook de voorraadmigratie, een proces dat zorgvuldig gepland en uitgevoerd moet worden om een soepele overgang te verzekeren. Met de livegang op 4 november in zicht werken beide projectteams, binnen De Kuyper en binnen Quinso, hard om ervoor te zorgen dat deze laatste stappen zonder problemen verlopen. In ons volgende blog lees je hoe de laatste fase verloopt.
GROW with SAP en Quinso
De Kuyper heeft de afgelopen jaren een flinke groei doorgemaakt. De systemen waar zij mee werkten konden deze groei niet bijbenen. Daarom kiezen zij voor SAP S/4HANA Cloud. Een ERP-systeem dat in één keer alle bedrijfsprocessen optimaliseert en samenbrengt. Veel MKB bedrijven in de productie en industrie denken hierbij niet direct aan SAP. Te groot, te duur en te complex, is vaak de gedachte. Maar de Cloud oplossingen van SAP zijn juist ontwikkeld vanuit het oogpunt van het MKB.
Het verhaal van De Kuyper laat zien welke impact de overgang naar S/4HANA Cloud heeft en hoe het in z’n werk gaat. Benieuwd hoe de eerdere fases zijn verlopen?
