De Klok Dranken digitaliseert haar warehouse met Quinso

Achter een goed getapt biertje in je stamcafé of een verrassend lekker wijntje in je favoriete restaurant, gaat een hele logistieke operatie schuil. De Klok Dranken is de groothandel die horecagelegenheden door het hele land tijdig voorziet van al hun drankbenodigdheden. Voor het organiseren van hun distributiecentra maakt de organisatie sinds kort gebruik van SAP Extended Warehouse Management.

Harry Smits, Manager Horeca Operations bij De Klok Dranken, en Gerard Mul, IT Business Partner bij De Kloks moederconcern Grolsch, vertellen hoe zij samen met Quinso de stap zetten van papieren naar digitale processen.

De Klok Dranken is een groothandel in dranken, food en non-food artikelen voor horeca. De onafhankelijke dochteronderneming van Grolsch levert een breed aanbod aan bieren en dranken, en adviseert horecapartners over producten, trends en ontwikkelingen. De Klok beschikt over vijf distributiecentra. Vanuit deze warehouses bevoorraden ze klanten over heel het land. Van het café op de hoek tot de grootste evenementen van Nederland waarvan de bekendste ‘De Zwarte Cross’.

Harry Smits is verantwoordelijk voor de distributie en klantenservice van De Klok Dranken. Hij vertelt waarom de organisatie besloot om haar distributieprocessen te digitaliseren: “Voorheen deden we alles op papier, maar toen zijn we in een aantal jaar flink gegroeid. Onze volumes namen toe, ons assortiment breidde uit en we kregen steeds meer klanten.”

Op zoek naar overzicht en efficiëntie

Een sterke groei zet vaak druk op analoge warehouseprocessen. Het zorgt voor lange picklijsten en gebrekkig overzicht over de voorraad. Het inschakelen van flexwerkers om op te kunnen schalen bij drukte is bovendien lastig, omdat zij eerst uitgebreid getraind moeten worden om de werkwijze eigen te maken. Smits beaamt dat: “Door de groei van het bedrijf was het onhoudbaar om op deze manier door te gaan. Er moest gedigitaliseerd worden.”

SAP Extended Warehouse Management (EWM)

Naar de juiste oplossing hoefde Smits niet lang te zoeken. Moederconcern Grolsch maakt immers sinds 2015 al gebruik van SAP EWM, een oplossing die het gemakkelijker maakt om magazijnactiviteiten met hoge volumes te beheren. SAP EWM integreert complexe ketenlogistiek met magazijn- en distributieprocessen. Het biedt gebruikers transparantie en controle, en optimaliseert het realtime volgen van de voorraad.

Gerard Mul is verantwoordelijk voor de manufacturing, supply chain en logistiek bij Grolsch. Hij legt uit waarom hij de oplossing ook aanraadde bij dochterbedrijf De Klok Dranken: “Wij hebben goede ervaringen met SAP EWM. De oplossing zorgt voor efficiencywinst in onze distributiecentra. Daarom hebben we De Klok Dranken geadviseerd hetzelfde systeem te implementeren.” Smits was snel overtuigd. “De Klok werkt al sinds 2000 op een SAP-infrastructuur. We waren ervan overtuigd dat EWM goed zou aansluiten op onze bestaande IT-omgeving.”

Premium bedrijf, premium partners

De Klok Dranken koos ervoor om zich tijdens het digitaliseringsproces te laten begeleiden door Quinso. Samen met Quinso rolde De Klok, EWM uit bij de vijf warehouses. Smits legt uit waarom zij Quinso inschakelden: “De overgang naar SAP EWM was een grote verandering voor ons. We wilden dat onze mensen op de werkvloer zo goed mogelijk voorbereid waren op de transitie en dat zij wisten wat ze konden verwachten. Daarom hebben we ervoor gekozen om het implementatie- en verandertraject grondig aan te pakken met een professionele partner.”

“Met Quinso voelden we een goede klik”, vertelt Smits. “Ze namen ons mee in de processen en zaten op dezelfde lijn als wij. Tijdens het traject bleken de consultants bovendien betrokken en enthousiast.” Ook Mul weet nog goed waarom Quinso als beste uit het tenderproces kwam: “Quinso kwam over als een proactieve partij. Al in de pre-sales fase kwamen dezelfde mensen langs die het werk uiteindelijk ook hebben uitgevoerd. Zij wisten dus precies wat wij wilden. Dat zie je niet vaak! Als premium bedrijf willen we bij Grolsch werken met premium partners. Quinso is zo’n partner.”

Voortbouwen op bewezen successen

Tijdens het digitaliseringstraject heeft Quinso zoveel mogelijk werkprocessen van De Klok ingericht volgens bewezen best practice standaarden voor retail. Daardoor hoefde er slechts 20 procent van de processen aangepast worden voor de Klok specifieke processen. Het volgen van best practices zorgde voor een korte implementatietijd en maakte het voor De Klok makkelijk om snel vervolgstappen te zetten met EWM.

De best practices waren een uitkomst voor De Klok Dranken. Mul: “Onze magazijnprocessen zijn vrij gangbaar. Daarom konden we gebruik maken van bestaande standaarden. Bovendien wilden we op de vijf locaties toe naar één gemeenschappelijke manier van werken. Daar boden de standaarden veel houvast bij.”

Dat houvast vond De Klok ook in de stapsgewijze manier van implementeren: “We hebben SAP EWM per vestiging geïmplementeerd. Dit had als voordeel dat we telkens lessen konden trekken uit de implementaties bij andere vestigingen.”

Binnen een half uur getraind

Nu SAP EWM bij alle warehouses van De Klok Dranken draait, kijkt Harry Smits terug op een geslaagd digitaliseringstraject: “We wilden onze voorraad- en leverbetrouwbaarheid verbeteren en meer inzicht krijgen in onze processen. Om zo uiteindelijk de efficiëntie in onze magazijnen te verhogen. Dat is gelukt.”

Gerard Mul vertelt wat die nieuwe realiteit inhoudt: “We kunnen nu flexwerkers inzetten die binnen een half uur getraind zijn om met voice picking bestellingen klaar te zetten voor uitlevering aan onze klanten. Mensen lopen niet meer met papieren picklijsten door het magazijn, maar met headsets en scanners. Een volledig papierloos magazijn met compleet digitaal orderpickproces. Dat is mede dankzij het harde werk van Quinso. Zij hebben onze ambities weten waar te maken.”